Hoja de calculo

UNIVERSIDAD ESTATAL DE BOLÍVAR

INSTITUTO DE HERRAMIENTAS INFORMATICAS

¿QUÉ ES UNA HOJA DE CÁLCULO?

Una hoja de cálculo (o programa de hojas de cálculo) es un software a través del cual se pueden usar datos numéricos y realizar cálculos automáticos de números que están en una tabla. También es posible automatizar cálculos complejos al utilizar una gran cantidad de parámetros y al crear tablas llamadas hojas de trabajo.

La hoja de cálculo Excel de Microsoft es una aplicación integrada en el entorno Windows que permite la realización de cálculos, así como la representación de estos valores de forma gráfica. A estas capacidades se suma la posibilidad de utilizarla como base de datos. Ofrece una gran ayuda, siendo relativamente fácil la comprensión de las operaciones básicas, y contando, además, con funciones estadísticas que facilitan los distintos cálculos. Dispone, además de un abundante repertorio de figuras y proporciona una hoja de trabajo estándar para registro de datos que permite una rápida trasferencia a otros programas estadísticos con una dificultad mínima.

UTILIDAD DE LA HOJA DE CÁLCULO Una hoja de cálculo es un programa que permite manipular datos numéricos y alfanuméricos dispuestos en forma de tablas (la cual es la unión de filas y columnas). Habitualmente es posible realizar cálculos complejos con fórmulas y funciones y dibujar distintos tipos de gráficas. Los programas de hoja de cálculo pueden incluir también utilidades de macros; algunas se pueden utilizar para crear y ordenar bases de datos. Los programas de hoja de cálculo cuentan por lo general con capacidades gráficas para imprimir sus resultados.   ESTRUCTURA DE UNA HOJA DE CALCULO
	Luego de haber completado cualquiera de los procedimientos explicados en la sección previa, la ventana principal de StarCalc se abrirá en su pantalla conteniendo, como ocurre en líneas generales dentro de StarOffice al iniciar una aplicación, un documento en blanco denominado Sin Nombre1. El entorno de trabajo de StarCalc presenta un grado de complejidad superior respecto al resto de las aplicaciones que hemos visto hasta el momento. Por ese motivo, nos dedicaremos durante la presente sección a analizar la estructura que posee una hoja de cálculo. Para hacer más clara esta explicación podemos definir una hoja de cálculo, es decir el documento que aparece activo dentro de la ventana principal de StarCalc, como una especie de libro que puede contener varias hojas. En forma predeterminada cuando se inicia StarCalc el nuevo documento posee tres hojas de cálculo, denominadas Hoja1, Hoja2 y Hoja3, las que aparecen representadas por una etiqueta en la parte inferior izquierda de la ventana, tal como puede verse en la Figura 01.03. Estas etiquetas representan a las tres hojas que posee en forma predeterminada cada nuevo documento de StarCalc. Cada una de estas hojas está compuesta por 32.000 filas y 256 columnas. Las filas se encuentran numeradas desde 1 hasta 32.000, y las columnas identificadas por letras que van desde la A hasta la Z, continuando luego desde la AA hasta la AZ y así sucesivamente, hasta alcanzar el valor máximo posible identificado por la combinación IV. Sobre el borde superior y sobre el borde izquierdo de la hoja de cálculo podrá observar una serie de botones conteniendo los valores mencionados previamente. Se trata de los encabezados de las columnas y de las filas respectivamente. Por intermedio de los mismos podrá llevar a cabo diferentes acciones. Por ejemplo, con una pulsación sobre ellos podrá seleccionar una columna o una fila en forma completa, mientras que al hacer click con el botón derecho del mouse se abrirá un menú contextual en el que hallará opciones para configurar parámetros en forma global.
	Una hoja de cálculo, es decir el documento que aparece activo dentro de la ventana principal de StarCalc, es una especie de libro que puede contener varias hojas.
	Esta es simplemente una referencia para que usted se vaya familiarizando con la aplicación, ya que en un futuro abordaremos todos estos temas con detenimiento. Vea la Figura 01.04. Pulsando sobre los encabezados de las filas y las columnas podrá llevar a cabo un importante número de operaciones. La intersección de las filas y las columnas permite definir celdas, que aparecen representadas en el interior del área de trabajo con un borde gris.  De esta forma es posible identificar una celda en particular de acuerdo a la columna y la fila en la que se halla ubicada. Por ejemplo, la celda A1 es la que Figura en primer lugar en el ángulo superior izquierdo de la hoja mientras que la celda IV32000 es la ubicada exactamente en el extremo opuesto. Las celdas son elementos de fundamental importancia dentro de las hojas de cálculo, ya que son las encargadas de almacenar toda la información existente en ellas. Cada celda puede contener datos de diverso tipo, como, por ejemplo, textos, números, fechas y fórmulas. Para seleccionar una celda, simplemente tendrá que pulsar sobre ella. Una vez efectuada esta acción podrá observar que el indicador de celda activa aparece sobre ella. Este indicador muestra los bordes de la celda remarcados, precisamente para que el usuario pueda reconocer a simple vista cuál es la celda que se encuentra activa. Las celdas poseen además su propio menú contextual, que puede observarse en la Figura 01.05. Para desplegarlo deberá pulsar con el botón derecho del mouse. Desde allí le será posible establecer diversos parámetros que afectan básicamente a la configuración de las mismas. Cabe destacar que cada vez que se abre una nueva hoja de cálculo la celda que aparece activa en forma predeterminada es A1. Las celdas poseen un menú contextual; para acceder al mismo deberá pulsar sobre ellas con el botón derecho del mouse.

TIPOS DE DATOS

Vamos a profundizar un poco sobre los distintos tipos de datos que podemos introducir en las celdas de una hoja de cálculo:

Valores Constantes.

Es un dato que se introduce directamente en una celda. Puede ser un número, una fecha u hora, o un texto.

NÚMEROS .-Para introducir números puede incluir los caracteres 0,1,2,3,4,5,6,7,8,9 y los signos especiales + - ( ) / % E e . Pts.

Los signos (+) delante de los números se ignoran, y para escribir un número negativo éste tiene que ir precedido por el signo (-).

Al escribir un número entre paréntesis, Excel lo interpreta como un número negativo, lo cual es típico en contabilidad.

El carácter E o e es interpretado como notación científica. Por ejemplo, 3E5 equivale a 300000 (3 por 10 elevado a 5).

Se pueden incluir los puntos de miles en los números introducidos como constantes.

Cuando un número tiene una sola coma se trata como una coma decimal.

Si al finalizar un número se escribe Pts, Excel asigna formato Moneda al número y así se verá en la celda, pero en la barra de fórmulas desaparecerá dicho símbolo.

Si introducimos el símbolo % al final de un número, Excel lo considera como símbolo de porcentaje.

Si introduces fracciones tales como 1/4, 6/89, debes escribir primero un cero para que no se confundan con números de fecha.

Si un número no cabe en su celda como primera medida se pasa automáticamente a anotación científica. Por defecto los números aparecen alineados a la derecha en la celda.

FECHA U HORA

Para introducir una fecha u hora, no tienes más que escribirla de la forma en que deseas que aparezca.

Al igual que los números (ya que realmente lo son), las fechas y las horas también aparecen alineados a la derecha en la celda.

Cuando introduzcas una fecha comprendida entre los años 1929 y 2029, sólo será necesario introducir los dos últimos dígitos del año, sin embargo para aquellas fechas que no estén comprendidas entre dicho rango, necesariamente deberemos introducir el año completo.

Ejemplos:

1/12/99          1-12-99           2:30 PM          14:30           1/12/99 14:30          12/07/2031

TEXTO.-Para introducir texto como una constante, selecciona una celda y escribe el texto. El texto puede contener letras, dígitos y otros caracteres especiales que se puedan reproducir en la impresora. Una celda puede contener hasta 16.000 caracteres de texto.

Si un texto no cabe en la celda puedes utilizar todas las adyacentes que están en blanco a su derecha para visualizarlo, no obstante el texto se almacena únicamente en la primera celda.

El texto aparece, por defecto, alineado a la izquierda en la celda.

Fórmulas.

Es una secuencia formada por: valores constantes, referencias a otras celdas, nombres, funciones, u operadores.

Una fórmula es una técnica básica para el análisis de datos. Se pueden realizar diversas operaciones con los datos de las hojas de cálculo como *,+,-, Sen, Cos, etc...

En una fórmula se pueden mezclar constantes, nombres, referencias a otras celdas, operadores y funciones. La fórmula se escribe en la barra de fórmulas y debe empezar siempre por el signo =.

Los distintos tipos de operadores son:

ARITMÉTICOS se emplean para producir resultados numéricos.

Ejemplo +    -    *    /     %    ^

TEXTO se emplea para concatenar celdas que contengan texto.

RELACIONALES para comparar valores y proporcionar un valor lógico (verdadero o falso) como resultado de la comparación. Ejemplo: <>   =   <=   >=   <>

REFERENCIA indica que el valor producido en la celda referenciada debe ser utilizado en la fórmula. En Excel pueden ser:

Operador de rango indicado por dos puntos (:), se emplea para indicar un rango de celdas. Ejemplo: A1:G5

Operador de unión indicado por una coma (,), une los valores de dos o más celdas. Ejemplo: A1, G5

Si deseas información sobre la precedencia de operadores:

FUNCIONES

Una función es una fórmula especial escrita con anticipación y que acepta un valor o valores, realiza unos cálculos y devuelve un resultado.

Todas las funciones tienen que seguir una sintaxis y si ésta no se respeta Excel nos mostrará un mensaje de error.

1) Si la función va al comienzo de una fórmula debe empezar por el signo =.

2) Los argumentos o valores de entrada van siempre entre paréntesis. No dejes espacios antes o después de cada paréntesis.

3) Los argumentos pueden ser valores constantes (número o texto), fórmulas o funciones.

4) Los argumentos deben de separarse por ";".

Ejemplo:

=SUMA (A1:B3)  esta función equivale a =A1+A2+A3+B1+B2+B3